Tầm quan trọng của kịch bản trong tổ chức sự kiện

Đường tới hạn trong tổ chức sự kiện là ranh giới cuối cùng hay giới hạn cuối nếu như vượt qua dù chỉ với 1 lý do rất nhỏ cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn với sự kiện, thậm chí có thể làm “bể show”. Cùng với đó là những tổn thất to lớn đối với không chỉ doanh nghiệp đối tác mà còn với công ty tổ chức sự kiện. Ở một số công ty nhỏ thường bỏ qua việc xác định đường tới hạn vì nghĩ rằng nó không cần thiết nhưng thật sự đường tới hạn cũng đóng vai trò không nhỏ trong tổ chức sự kiện.

Việc xác định đường tới hạn được tính bằng việc tính giật lùi từ ngày bắt tay vào thực hiện sự kiện theo lịch trình kế hoạch xây dựng tổ chức sự kiện đã đề ra cho đến khi công việc được hoàn tất. Xây dựng được đường tới hạn sẽ giúp cho nhóm tổ chức sự kiện biết được thời gian và công việc cần làm, không bỏ sót công việc và ngày phải kết thúc công việc đó. Đường tới hạn cần được lập một cách chi tiết và rõ ràng, từ đó công việc sẽ tiến hành thuận lợi và nhanh chóng hơn, tránh những sai sót trong quá trình diễn ra sự kiện.

>>> Xem thêm: Tổ chức hội nghị tiếp xúc cử tri

Ngoài ra, đường tới hạn cần được cập nhật thường xuyên để nắm chắt được thông tin lịch trình thanh toán và bảng chi phí. Vì nếu có sự trùng lặp hoặc không ăn ý sẽ khiến cho sự kiệ được diễn ra không suông sẻ, thiếu đi tính chuyên nghiệp. Đường tới hạn không chỉ nêu ra những mốc thời gian mang tính quyết định mà còn phải bao gồm các thông tin về từng công việc cụ thể, người chịu trách nhiệm cụ thể về nó. Do vậy, đường tới hạn phải chi tiết và rõ ràng để tất cả mọi người có thể nắm rõ được tiến trình công việc và thực thi nó một cách chỉnh chu nhất.

Mốc thời gian trong đường tới hạn có thể thay đổi tùy thuộc vào những yêu cầu cụ thể từ phía nhà tổ chức, đối tác hay từ người phụ trách địa điểm sao cho tất cả các công việc được diễn ra theo thỏa thuận của các bên liên quan. Ngoài ra, nó còn chịu sự ảnh hưởng với hạn cuối của các nhà cung cấp dịch vụ cho sự kiện và tùy thuộc vào các khoảng thời gian trong năm về mặt thời thiết.

hoinghitiendauthau

>>> Xem thêm: Tầm quan trọng của kịch bản trong tổ chức sự kiện

Bảng chức năng công việc hay Kịch bản làm việc của nhà tổ chức cũng là một phần không thể thiếu trong quá trình diễn ra sự kiện. Với tất cả các chức năng công việc cần hoàn thành dù là công việc nhỏ nhất, phân công công việc cho từng thành viên ở từng thời gian cụ thể. Bảng chức năng công việc bao gồm những thông tin về nội dung thực hiện, nhân sự, v.v… Kịch bản này cần được chia sẽ với những người tham gia sự kiện. Tất cả các thông tin cần phải được bảo mật.

Kịch bản và đường tới hạn là hai bảng không thể thiếu để người quản trị có thể kiểm soát quá trình diễn ra sự kiện một cách chính xác nhất. Tất cả các mốc thời gian cần được xây dựng khớp nhau giữa hai bảng này. Vì chỉ một sự không trung khớp sẽ khiến cho sự kiện dễ lâm vào tình trạng bị động và mất thời gian để sửa chữa. Do vậy, người quản trị cần xây dựng kịch bản và đường tới hạn một cách logic nhất.

Tuấn Việt cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị tại khu vực Hà Nội và các tỉnh thành lân cận. Vui lòng liên hệ để nhận tư vấn và báo giá phù hợp.

Leave a Reply