Các bước tổ chức hội nghị, hội thảo

Tổ chức hội nghị hội thảo là những sự kiện quan trọng, có nhiều người tham gia vì thế không thể tổ chức sơ sài. Cần phải có những bước thực hiện cụ thể, tươm tất và chu đáo để tổ chức buổi hội nghị, hội thảo thành công.

to-chuc-hoi-nghi

Hình ảnh một buổi tổ chức hội nghị tại Hà Nội

Các bước tổ chức hội nghị hội thảo, các cuộc họp như sau:

Bước 01: Xác định và thống nhất chủ đề của buổi hội thảo, hội nghị

Bước 02: Lên kế hoạch tổ chức chương trình:

– Mục đích, yêu cầu cần đạt được của buổi hội thảo, hội nghị, cuộc họp

– Nội dung buổi hội thảo, hội nghị, cuộc họp

– Thời gian, địa điểm tổ chức buổi hội thảo, hội nghị, cuộc họp

– Kinh phí dự trù tổ chức buổi hội thảo, hội nghị, cuộc họp

– Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức

– Lên kế hoạch khách mời của chương trình

– Các chương trình diễn ra trong hội thảo, hội nghị

– Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính, khai mạc, bế mạc cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Tiệc rượu trong buổi tổ chức hội nghị

Tiệc rượu trong buổi tổ chức hội nghị

Bước 03: Các công tác cần chuẩn bị cho chương trình hội thảo, hội nghị, các cuộc họp

– Cho thuê địa điểm tổ chức Hội nghị, hội thảo

– Truyền thông, thông báo cho sự kiện

– In ấn tài liệu

– Phát thư mời

– Chuẩn bị phòng hội trường, phòng hội thảo, phòng hội nghị, phòng họp tuỳ theo quy mô tổ chức, đảm bảo đầy đủ trang thiết bị, các dụng cụ cần thiết, backrop, banner…

– Đặt các dịch vụ kèm theo như: lễ tân, teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, xe ô tô đưa đón,…(nếu cần)

Bước 04: Công tác tổ chức cho chương trình hội thảo, hội nghị, các cuộc họp

– Đón tiếp đại biểu

– Phát tài liệu

– Điều khiển dẫn chương trình

Bước 05: Kết thúc chương trình hội thảo, hội nghị, cuộc họp

– Ghi biên bản

– Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo

Bước 06: Xử lý thông tin chương trình hội thảo, hội nghị, cuộc họp

– Đánh giá nội dung chương trình hội thảo, hội nghị, cuộc họp

– Kiến nghị các tổ chức đơn vị dự hội thảo, hội nghị về nội dung.

Bước 07: Đánh giá hiệu quả của chương trình hội thảo, hội nghị, cuộc họp

Xem thêm: tổ chức hội nghị khách hàng

Leave a Reply