Các bước tổ chức hội nghị, hội thảo tại Hà Nội

Thông thường kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới, trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí. Chúng ta cần nắm rõ các bước tổ chức hội nghị hội thảo để không mắc những sai lầm khiến buổi hội nghị, hội thảo không được thành công như mong đợi.
Lên chủ đề cho chương trình

Nội dung chính hay chủ đề là linh hồn của chương trình, quyết định mục đích của người tổ chức và  người tham dự. Chẳng hạn như chủ đề của một buổi hội thảo dành cho những người sắp khởi nghiệp có thể được đặt tên là là “Kỹ năng tạo lập quan hệ trong kinh doanh”, một buổi hội thảo dành cho các nhà phân phối là tổ chức hội nghị Tri ân khách hàng.

Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời

Trong những buổi hội thảo lớn, mời những diễn giả tiếng tăm, có thể bạn phải cân nhắc việc đưa rước tận nơi để đảm bảo sự đối đãi chu đáo dành cho họ. Nếu diễn giả đến từ địa phương khác, bạn cũng cần sắp xếp trước việc đi lại, ăn ở… của họ, nên đặt phòng cho họ ở một khách sạn gần chỗ diễn ra hội thảo để đảm bảo thuận tiện đi lại.

Tìm kiếm địa điểm phù hợp
Bạn nên tổ chức ở những địa điểm phù hợp với mục đích tổ chức của mình, chẳng hạn như một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn, một buổi workshop nhỏ mang không khí thân mật có thể làm tại quán cafe. Bạn không nên chọn địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự vì như vậy sẽ làm không khí trở nên loãng.

to-chuc-hoi-nghi

Những vật dụng cần cho việc tổ chức
Hãy dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại event để đảm bảo việc tổ chức diễn ra chu đáo nhất, để biết những vật dụng cần thiết cho một buổi hội thảo.

Truyền thông cho sự kiện
Nếu là một sự kiện mà nguồn khách tham dự có sẵn như hội nghị nhà phân phối, huấn luyện nhân viên công ty, bạn sẽ không phải bận tâm nhiều về việc truyền thông, tuyên truyền để mời khách. Nhưng với những hội thảo, lớp học thu phí hay mở cửa tự do, thì bạn sẽ cần dành nhiều thời gian đầu tư cho công tác tuyên truyền nếu không muốn sự kiện của mình vắng như chùa bà Đanh.

Việc đăng ký
Cần suy nghĩ về hình thức đăng ký tham dự sao cho phù hợp, nên yêu cầu trả tiền trước hay thu tiền tại Event, nên cho đăng ký online qua trang web hay nhắn tin vào tổng đài điện thoại, nếu thu tiền thì nên yêu cầu khách chuyển khoản, đến tận nơi đóng tiền hay cần có nhân viên đi thu phí.

Tuấn Việt cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị tại khu vực Hà Nội và các tỉnh thành lân cận. Vui lòng liên hệ 096.412.8687 để nhận tư vấn và báo giá phù hợp.

Leave a Reply